Van zodra de dienst klinische studies van AZ Sint-Maarten je project in Dyco Flow heeft aangemaakt, ontvang je een mail met je logingegevens. Vanaf dat moment volgen we je klinische studie volledig online op en willen we losse mails vermijden.
Voor een goed begrip van Dyco Flow vind je hieronder alvast enkele nuttige weetjes.
In de navigatiebalk bovenaan de pagina
- ‘SUBMITTER SUPPORT’
- Alle instructies & handleidingen voor de sponsor.
- CV’S & CERTIFICATEN
- Klik hier om cv's, GCP's (good clinical practices), het eCRF (electronic case report form) en IATA-certificaten te selecteren en te downloaden.
- BLANCO INFORMATIEFORMULIEREN
- Selecteer het tabblad ‘Dept. Info’.
- Ingevulde formulieren kunnen opgeladen worden in ‘Additional information’, subfolder van folder ‘00 CONTRACTS’.
- Deze formulieren zijn vereist voor een review van het contract.
Andere belangrijke functionaliteiten
- (Mappenstructuur links) '01 REGISTRATIEFORMULIER’
- De sponsor selecteert, vult projectgegevens aan en verzendt naar het CTC.
- Na verificatie en goedkeuring: automatische creatie registratieformulier.
- (Mappenstructuur links) Mappen 02 t.e.m. 13
- De documenten die op dat ogenblik (draft of finale versies) ter beschikking zijn, moeten onder de 13 subfolders van de projectfolder opgeladen worden.
- De naam van de subfolders geeft aan welk type document je hieronder moet opladen. Bijvoorbeeld: onder subfolder ‘05 PROTOCOL’ laad je het protocol op.
- Hiermee krijg je een helder overzicht van alle documenten per project.
- Documenten met versiebeheer
- Versiehistoriek: vervangt documenten met automatische markering ‘Expired’.
- Contract review
- De contractmanager nodigt de sponsor uit om het draftcontract op te laden.
- De review van het contract tot de finaal ondertekende versie wordt volledig online behandeld.
- Deze review verloopt in parallel met het bovenvermelde documentuploadproces.
- Alle projectdocumenten, van draft tot finaal goedgekeurde versies, zullen door de sponsor online eerst opgeladen moeten zijn vooraleer de dienst klinische studies (CTC) het contract kan finaliseren en groen licht kan geven om het project te initiëren.
Een logische documentenflow om tijd te besparen en het goedkeuringsproces te optimaliseren
Voor de uitwisseling van documenten wordt de sponsor gevraagd om te werken via het online platform Dyco Flow en het e-mailverkeer zo veel mogelijk te beperken.
- In aanloop naar goedkeuring van de klinische studie: folders 00-13
- In functie van de goedkeuring: alle projectdocumenten (draft en finaal) opladen in Dyco Flow (belangrijk voor de contractonderhandelingen). AZ Sint-Maarten geeft op basis van de goedgekeurde documenten vervolgens groen licht om het project op te starten.
- Na de goedkeuring: folder 17
- Indien er nieuwe documenten zijn of documenten vernieuwd moeten worden, zal de sponsor deze in folder 17 opladen.